従業員がマイナンバー提供を拒んだ場合の対応は？
まず初めに、税や社会保障の関係書類へマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを従業員が十分に理解できるよう、案内資料や研修などで周知し、提供を求めてください。
それでも提供を受けられないときは、提供を求めた経過等を記録、保存する等して、単なる義務違反でないことを明確にしておいて下さい。
経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。
特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をしておきましょう。
なお、法定調書などの記載対象となっている方の全てが個人番号を持っているとは限らないので、その場合は個人番号の記載がないといって、税務署が書類を受理しないということはありません。
関連書類に個人番号を記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、督促したにも関わらず、本人または扶養家族の個人番号を提出しなかった従業員がいる場合には、提供を求めた経過等を備考欄に記載し、最終的には書類の提出先の機関の指示に従って下さい。
