コラム詳細

マイナンバー情報の保管期間は?

2016.03.09

源泉徴収簿、扶養控除等申告書、健康保険、厚生年金、雇用保険等、法律で保存が義務づけられている書類があります。

この書類の中には、マイナンバーの記載が必要となるものが含まれていますので、 例えば、扶養控除等申告書の場合は法定保存期間が7年ですから、実質の保存期間は最長7年間となります。

 

しかし、正規従業員など、継続的な雇用契約を結んでいる場合は、源泉徴収の度にマイナンバーを収集するのは非効率ですので、 継続的に利用する必要が認められる場合には、マイナンバー情報を保管し続けることができます。

 

従業員の退職後や、契約社員、アルバイト、社外講師などのスポットで業務を委託する場合は、 支払いが発生するたびに、企業はその支払先のマイナンバーを過去に収集・保管しているかを確認し、最後に支払調書を提出してから7年後にマイナンバー情報を廃棄するのが、一般的な業務プロセスになります。

 

個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で、 所管法令において定められている保存期間(最長7年)を経過した場合には、 マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

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